Pokiaľ sa zamestnanec rozhodne opustiť svoje pracovné miesto, zostane po ňom e-mailová adresa. Môže si zamestnávateľ čítať odoslané a prijaté správy? Komu takáto e-mailová adresa patrí, a ako s ňou po odchode zamestnanca narábať?
Obecne platí pravidlo, že zamestnavateľ nesmie otvárať e-mailovú schránku svojho zamestnanca, porušil by tak právo na súkromie. Pokiaľ e-mailová adresa obsahuje meno zamestnanca, tak je táto schránka jeho osobným vlastnictvom, a má právo po svojom odchode vyžadovať, aby bola adresa zmazaná. To sa však v praxi vymáha veľmi ťažko. Poiaľ ide o univerzálnu adresu, ktorá neobsahuje identifikačné údaje zamestnanca, napr. info@zonercloud.sk, patrí adresa firme, a to aj v prípade, že ju používal iba jeden zamestnanec. Nieje teda problém ju sprístupniť novo príchádzajúce zamestnanci.
Pokiaľ zamestnanec opúšťa svoje zamestnanie, a to už z akéhokoľvek dôvodu, mal by si svoju e-mailovú schránku pretriediť. Obzvlášť pokiaľ ide o niekoho, ku koho pracovnej náplňi patrí častá korešpondencia. Je dobré uvedomiť si dôležitých klientov o odchode a predať im kontakt na osobu, na ktorú sa môžu v prípade potreby obrátiť, a s kým majú v budúcnosti komunikovať. Ďalej je dobré uchovať dôležitú korešpondenciu, dokumenty a kontakty, ktoré bývalý zamestnanec v priebehu výkonu zamestnania pozbieral, a predať ich svojmu nástupcovi.
Ako už bolo zmienené vyššie, zamestnávateľ nemá oprávnenie čítať korešpondenciu bývalých zamestnancov. Existujú ale výnimky, a to situácie, kedy záujmi zamestnávateľa prevážia nad právom zamestnanca. To napríklad v prípade, že do schránky stále prichádzajú dôležité informácie, ktoré doposiaľ neboli prevedené na novú adresu. Aj napriek tomu smie zamestnávateľ otvárať iba pracovné e-maily, osobnú korešpondenciu čítať nesmie. Navyše je neprípustné, aby ktokoľvek iný než ten, komu e-mailová adresa patrí, z danej schránky odpisoval.
Ideálnym riešením je nastavenie automatickej odpovede, ktorá odosielateľa upozorní na odchod daného zamestnanca a nasmeruje ich na osobu, na ktorú sa môžu po novom obrátiť. Ďálej je dobré schránku archivovať a určit dátum, po ktorom by mala byť zmazaná. To už záleží na zamestnávateľovi, obvykle ale postačí lehota troch mesiacov. Následne je potreba schránku definitivne zmazať, a to hneď z dvoch dôvodov. Jednak na to má bývalý zamestnanec právo, pokiaľ daná adresa obsahuje jeho meno, a navyšec tým, ktorí na tento e-mail budú písať, sa vrátí správa s informáciou, že daný e-mail nebolo možné doručiť a budú vedieť, že majú pátrat po inom kontakte.
Všechny tyto informace by měly být uvedeny v interních předpisech dané firmy. Díky tomu zaměstnanci vědí, jak mají se svou e-mailovou stránkou zacházet, na co se při odchodu a předávání pracovního místa připravit, a co mohou po odchodu čekat. Případně by jej měl zaměstnavatel o těchto krocích při odchodu informovat.
V některých firmách se může zkusit odcházející zaměstnanec se zaměstnavatelem domluvit, že bude mít ke schránce i po odchodu přístup pro nějaké urgentní potřeby. I v tomto případě je ale třeba se dohodnout na konkrétní lhůtě, ve které mu bude přístup umožněn, a po této době je potřeba schránku smazat.
slovenčina 
čeština 
english